ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ
Гвардійського навчально-виховного комплексу
«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»
Гвардійської сільської ради
Хмельницького району
Хмельницької області
1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Гвардійський навчально-виховного комплекс «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія» Гвардійської сільської ради Хмельницького району Хмельницької області (далі – Гвардійський НВК) створюють архівні підрозділи (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів є самостійним структурним підрозділом організації.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів організації, яке розробляється на підставі Типового положення.
Положення про архів організації, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з Державним архівом Хмельницької області, архівним сектором Хмельницької райдержадміністрації, після чого затверджується директором Гвардійського НВК.
4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує директор Гвардійського НВК, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує директор Гвардійського НВК.
6. Основними завданнями архіву є:
Приймання від структурних підрозділів Гвардійського НВК та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Гвардійського НВК;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Гвардійського НВК, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою "Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила) архівному сектору Хмельницької райдержадміністрації;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Гвардійського НВК) документів Національного архівного фонду до архівного сектора Хмельницької райдержадміністрації;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Гвардійського НВК, які відповідають за роботу з документами.
7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
Вимагати від структурних підрозділів Гвардійського НВК передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
Давати структурним підрозділам Гвардійського НВК рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
Запитувати від структурних підрозділів Гвардійського НВК відомості, необхідні для роботи;
Інформувати директора Гвардійського НВК про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Гвардійському НВК, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
8. На посаду відповідального за архів призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.
Відповідальний за архівний призначається на посаду і звільняється з посади директором Гвардійського НВК.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами організації визначається директором Гвардійського НВК.
Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є відповідальний за архів.
9. До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Гвардійського НВК, та документи з кадрових питань (особового складу);
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Гвардійським НВК або одержані ним на законних підставах;
фонди особового походження працівників Гвардійського НВК, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації Гвардійського НВК - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
друковані видання, щодо поповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Гвардійського НВК;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Гвардійського НВК окремо.
10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стан і із структурних підрозділів Гвардійського НВК до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Науково-технічна документація передається до архіву організації у порядку, встановленому державними стандартами України.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву Гвардійського НВК одразу після завершення їх виробництва.
Електронні документи передаються до архіву Гвардійського НВК відповідно до вимог, встановлених «Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.