Інструкція з діловодства

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА

Гвардійського ліцею Гвардійської сільської ради

Хмельницького району Хмельницької області 2024 р

Інструкція з діловодства 2023 р

ІНСТРУКЦІЯ 
з діловодства

Гвардійського навчально-виховного комплексі

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

1. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у Гвардійському навчально-виховному комплексі «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія» Гвардійської  сільської ради Хмельницького району  (далі – Гвардійський НВК).

2. Дотримання вимог щодо порядку ведення документування, встановлених Інструкцією з діловодства у закладах загальної середньої освіти затверджено наказом Міністерства освіти і науки України 25 червня 2018 року № 676, погоджено першим заступником Голови Державної архівної служби України та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 вересня 2018 року за № 1028/32480.

3. Гвардійський НВК організовує діловодство відповідно до інструкції, яка розробляється на основі  та затверджується директором.

4. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Гвардійському НВК здійснюються відповідальною особою, яка  призначається  директором закладу.

5. Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Гвардійський НВК може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.

6. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації».

7. У Гвардійському НВК діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

8. Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності Гвардійського НВК, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами).

2. Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформації

1. Документування управлінської інформації Гвардійського НВК полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень.

2. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами).

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ).

3. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції.

У Гвардійському НВК  можуть використовуватися такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);

бланк листа;

бланк наказу.

Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки, наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

4. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, статутом, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між директором  та його заступниками тощо.

Відбитком печатки Гвардійського НВК засвідчують підпис посадової особи на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки, наведеним у додатку 2 до цієї Інструкції.

Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».

5. Гвардійський НВК може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із Гвардійським НВК, а також під час формування особових справ працівників  Гвардійського НВК може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Копії наказів, інших документів засвідчує  відповідальна особа  за організацію діловодства у Гвардійському НВК.

6. У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа.

Погодження документів може здійснюватись посадовими особами Гвардійського НВК, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в документі (внутрішнє погодження), а також заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Погодження документів здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів).

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпису, ініціалу(ів) і прізвища, дати погодження.

                                                            Приклад:

7. Затвердження управлінських документів здійснюється особисто директором  відповідно до його повноважень або розпорядчим документом закладу із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

Порядок затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

                                                         Приклад:

У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.

                                                       Приклад:

2. Особливі вимоги до складання деяких видів документів

1. Наказ – розпорядчий документ, який видає директор Гвардійського НВК на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів.

Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються директором Гвардійського НВК, а за його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

Наказ оформлюється на бланку наказу Гвардійського НВК.

Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...»).

Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів/вихованців складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:

накази з адміністративно-господарських питань - № 2-а/г;

накази з кадрових питань - № 2-к;

накази з основної діяльності - № 2-о;

накази з руху учнів/вихованців - № 2-у.

2. Протокол – документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.

У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.

Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах календарного  року, протоколів виборних органів – у межах їх повноважень.

Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

3. Датою протоколу є дата проведення засідання.

Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

4. Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

5. Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ»;

для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ».

Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.

У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

6. Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.

Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу».

Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.

Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

7. Листи складаються з метою обміну інформацією між  Гвардійським НВК  та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.

Бланки листа мають такі реквізити:

найменування засновника (засновників) закладу (наприклад, Гвардійська сільська рада);

повне найменування Гвардійським НВК відповідно до установчих документів;

довідкові дані про Гвардійський НВК (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).

Реквізити листа: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...».

Зазвичай у листі порушується одне питання.

8. Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.

Датою акта є дата його складення.

Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.

У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

4. Реєстрація документів

1. Документи в Гвардійському НВК реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення. У Гвардійському НВК може застосовуватися автоматизована форма реєстрації документів з використанням спеціальних комп’ютерних програм.

2. Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

3. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах (базах автоматизованих систем) реєстрації необхідних відомостей про документ.

4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).

5. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

6. Документи, які надходять до Гвардійського НВК, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, ті, що відправляються, – у журналі вихідних документів, внутрішні – у журналі внутрішніх документів, накази – у  журналах реєстрації наказів.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою, наведено у додатку 3 до цієї Інструкції.

Форму реєстраційного журналу наказів керівника закладу наведено у додатку 4 до цієї Інструкції.

Примірні форми реєстраційних журналів вхідних, вихідних, внутрішніх документів наведено у додатку 5-7  до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Для подачі в архівний сектор Хмельницької райдержадміністрації застосовувати бланк згідно додатку 5 цієї Інструкції.

7. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:

вхідні документи;

накази з основної діяльності;

накази з руху учнів;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань тривалого зберігання;

накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;

внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);

бухгалтерські документи;

звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів;

запити на публічну інформацію.

8. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

9. Під час реєстрації документа надається умовне позначення -     реєстраційний індекс. Складові частини реєстраційного індексу документа (крім звернень громадян) відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

10. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад 89/02-04, де 89 - порядковий номер документа у межах року, 02-04 – індекс справи за номенклатурою справ.

11. У вихідного та внутрішнього (за винятком наказів, протоколів) документа реєстраційний індекс складається із індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад 02-04/176, де 02-04 – індекс справи за номенклатурою справ, 176 – порядковий номер документа у межах року.

5. Складання номенклатури справ

1. Номенклатура справ – обов’язковий для Гвардійського НВК систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ.

2. Номенклатура справ створюється з метою встановлення в Гвардійському НВК єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

3. Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання. Для подачі в архівний сектор Хмельницької райдержадміністрації застосовувати бланк згідно додатку 6 цієї Інструкції.

4. Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою  за організацію діловодства у закладі із залученням фахівців структурних підрозділів закладу (за їх наявності).

5. Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі - ЕК) закладу, яка створюється відповідно до законодавства.

6. Директор новоствореного освітнього закладу зобов’язаний не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК закладу номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, ЕК архівного сектору Хмельницької районної державної адміністрації, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ).

7. Гвардійський НВК  у подальшому погоджує свою номенклатуру справ з ЕПК  Державного архіву Хмельницької області.

8. Номенклатура справ Гвардійського НВК підлягає погодженню з  Державним архівом Хмельницької області один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи.

9. Погоджену ЕПК Державного архіву  номенклатуру справ затверджує директор.

10. Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році.

11. Номенклатура справ щороку (не пізніше 15 грудня) уточнюється, затверджується директором  та вводиться в дію з 01 січня наступного року.

6. Формування справ, зберігання документів

1. Формування справ – групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

2. Справи формуються в Гвардійському НВК з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

3. Накази з основної діяльності Гвардійського НВК, адміністративно-господарських, кадрових питань та руху учнів групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання.

4. Документи, затверджені наказом директора, є додатками до нього і групуються разом із цим розпорядчим документом.

5. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

6. Алфавітна книга учнів, журнали групи подовженого дня, обліку пропущених і замінених уроків, книги обліку та видачі свідоцтв і додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні» прошнуровуються, а сторінки нумеруються. На останній сторінці журналу/книги робиться запис про кількість сторінок у журналі/книзі, що підписує директор. Підпис директора скріплюється печаткою  Гвардійського НВК.

7. У разі потреби за рішенням педагогічної ради у закладі можуть створюватися та вестися інші журнали (журнал практичного психолога, соціального педагога тощо).

7. Експертиза цінності документів. Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання

1. Експертиза цінності документів та порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання здійснюються на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

Спеціальні вимоги до експертизи цінності документів та порядку підготовки справ до передання для архівного зберігання Гвардійського НВК передбачені цією Інструкцією.

2. Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві Гвардійського НВК, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради) утворюється ЕК закладу. Створення ЕК та організація її роботи здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» та наказу Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом директора. Головою ЕК призначається один із заступників директора, секретарем - особа, відповідальна за документи, що підлягають зберіганню та переданню в архів.

До складу ЕК закладу за їх згодою можуть входити представники архівних установ, органу вищого рівня (відповідного органу управління освітою), методичних центрів, професійних спілок, їх об’єднань.

3. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, що складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму.

Прийняття кожної справи здійснюється у присутності працівника, який передає документи.

4. У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів Гвардійського НВК, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.

5. Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання;

з кадрових питань.

Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Для подачі в архівний сектор Хмельницької райдержадміністрації застосовувати бланки згідно додатків 7, 8 цієї Інструкції.

6. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Після схвалення ЕПК державного архіву Хмельницької області та затвердження директором  один його примірник направляється  архівному сектору Хмельницької райдержадміністрації,  другий примірник зберігається як недоторканий особою, відповідальною за архів, третій, четвертий - використовуються у закладі для поточного пошуку справ і у разі їх передання на постійне зберігання надходять до відповідної архівної установи.

7. Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання «до ліквідації закладу». Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує директор. Перший примірник опису зберігається в Гвардійському НВК як недоторканий, другий - є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.

8. Опис справ з кадрових питань складається у закладі, який:

є джерелом формування НАФ - у трьох примірниках;

не є джерелом формування НАФ - у двох примірниках.

9. Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:

накази керівника закладу з кадрових питань;

накази керівника закладу з руху учнів;

облікові документи;

списки учнів (алфавітна книга учнів);

журнали реєстрації наказів з кадрових питань;

особові справи працівників;

контракти, трудові договори;

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));

документи про проведення державної атестації;

книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні»;

документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);

журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;

журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;

журнал реєстрації наказів з руху учнів;

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).

10. Особові справи вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

11. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі - акт про вилучення для знищення документів), розглядаються ЕК закладу одночасно.

12. Гвардійський НВК, що є джерелом формування НАФ, описи справ постійного зберігання та з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕПК  Державного архіву Хмельницької області.

14. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються директором.

15. Після затвердження акта про вилучення для знищення документів заклад має право знищити документи.

16. Директор Гвардійського НВК зобов’язаний забезпечити збереження документів, а у разі включення освітнього закладу до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в цьому закладі - забезпечити передання документів для постійного зберігання до архівного сектору Хмельницької райдержадміністрації.

Секретар                                                                                       Наталія ДВИГУН

ВИМОГИ 
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт – розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (210 х 148 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Документи повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».

6. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля, другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

7. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Перша сторінка не нумерується.

8. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

ПЕРЕЛІК 
документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки Гвардійського НВК

1. Акти (виконання робіт, списання матеріальних цінностей, фінансових перевірок, вилучення документів для знищення, передавання справ тощо).

2. Довідки (про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, нараховану із заробітної плати тощо).

3. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо).

4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей.

6. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, технічні тощо).

7. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

8. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

10. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.

11. Штатні розписи.

12. Трудові книжки.

ПЕРЕЛІК 
документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, освітні програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Норми витрат матеріалів.

6. Вітальні листи і запрошення.

7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

8. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

9. Форми статистичної звітності.

10. Договори.

Додаток 4 
до Інструкції з діловодства 
(пункт 6 розділу IV)

РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ЖУРНАЛ 
наказів директора Гвардійського НВК

ЖУРНАЛ 
реєстрації вхідних документів^*

ЖУРНАЛ 
реєстрації вихідних документів^*

ЖУРНАЛ 
реєстрації внутрішніх документів^*

^*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Гвардійський навчально-виховний комплекс

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_________________№ ________

на _______ рік

(назва розділу)

Посада керівника

служби діловодства   _________                    _______________________________

                                                                  (підпис)                                           (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20__ року

Посада відповідального за архів       ______________   _____________________________

                                                                                                           (підпис)                                  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО                                                 

Протокол засідання ЕК                          

Гвардійського НВК                                                         

_____ № ___________

Продовження додатку 6

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____________ році в установі:

Посада керівника

служби діловодства            ____________      ______________________________________

____________ ______________ 20 ___ року

Підсумкові відомості передано в архів установи

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей      _________________  __________________________________________

_____ ___________ 20 ___ року

Гвардійський навчально-виховний комплекс

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської  сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

Фонд № ______

Опис № ______

справ постійного зберігання

за  _________ рік

_____________________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено _______________________________________________________справ

                                                                                       ( цифрами і словами)

З № ______________________  по №______________________, у тому числі:

літерні номери_________________________, пропущені номери _____________________

Посада укладача опису ___________      __________________________________________

                                                          (підпис)                          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_________  ______________ 20___року

Посада особи, відповідальної за архів ______________         __________________________

                                                                                      (підпис)                         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________ ______________ 20___ року

Продовження додатку 7

 Гвардійський навчально-виховний комплекс

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської  сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

Фонд № ______

Опис № ______

справ тривалого (понад 10 років)

зберігання

за  _________ рік

_____________________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено _______________________________________________________справ

                                                                                     ( цифрами і словами)

З № ______________________  по №______________________, у тому числі:

літерні номери_________________________, пропущені номери _____________________

Посада укладача опису ___________      __________________________________________

                                                        (підпис)                                     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_________  ______________ 20___року

Посада особи, відповідальної за архів ______________         __________________________

                                                                                        (підпис)                          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________ ______________ 20___ року

Продовження додатку 7

 Гвардійський навчально-виховний комплекс

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської  сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

Фонд № ______

Опис № ______

справ з кадрових питань (особового складу)

за  _________ рік

_____________________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено _______________________________________________________справ

                                                                                             ( цифрами і словами)

З № ______________________  по №______________________, у тому числі:

літерні номери_________________________, пропущені номери _____________________

Посада укладача опису ___________      __________________________________________

                                                             (підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_________  ______________ 20___року

Посада особи, відповідальної за архів ______________         __________________________

                                                                                      (підпис)                           (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________ ______________ 20___ року

 Гвардійський навчально-виховний комплекс

«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія»

Гвардійської  сільської ради

Хмельницького району

Хмельницької області

АКТ

__________ № ________

_____________________

про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду

На підставі__________________________________________________________________

(назви і вихідні дані перелікудокументівіз зазначенням строків їх

____________________________________________________________________________

зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № __________________________________________________

(назва фонду)

Разом __________________________________ справ за __________________________роки     (цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила

експертизу цінності документів    ______________   _________________________________

_____ _______ 20_____ року

Продовження додатку 9

Описи справ постійного зберігання за _________________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) _________________________________

____________________________________________________________________________

(протокол ______________ № _____________________).

Документи в кількості __________________________________________________справ

вагою ___________________________________кг здано в _________________________

___________________________ на переробку за приймально – здавальною накладною

від ______________№ _______________ або знищено шляхом спалення.

Посада особи, яка здала (знищила)

документи  __________    _____________________________________________________

_____ _______________ 20___ року