Номенклатура справ

Індекс справи

• • Заголовок     справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, час-

тин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 – Загальне керівництво

01 – 01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Постанови, накази, рішення Міністерства освіти, науки, молоді та спорту України, департаменту освіти і науки з питань освіти

Доки не мине потреба¹

ст. 1 - б

ст. 2 - б

ст. 3 - б

1Що стосується діяльності освітнього закладу – постійно

01 – 02

Накази  начальника відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької районної державної адміністрації

Доки не мине потреба¹

ст. 16-а

1Що стосується діяльності школи – постійно

01 – 03

 Гвардійський навчально-виховний комплекс «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія» Гвардійської  сільської ради Хмельницького району

Хмельницької області

 та зміни до нього

Постійно

ст. 30

01 – 04

Накази директора з основної діяльності

Постійно

ст. 16 - а

01 – 05

Документи (довідка, свідоцтво ЄДРПОУ) про державну реєстрацію загальноосвітнього навчального закладу

До ліквідації навчаль-

ного закладу

ст. 31

01 – 06

Накази директора з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншою роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати)

75 р.

ст. 16-б

01 - 07

Накази директора з кадрових питань (особового складу) (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням)

5 р.

ст. 16-б

01 – 08

Накази директора з руху учнів

15 років

 Лист МОН від

 03. 10. 2018 № 1/9-596

01 – 09

Накази директора з господарських питань

5 р.

ст. 16-в

01 – 10

Посадові інструкції працівників

Постійно

ст. 42 - а

01 – 11

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії,копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників Гвардійського НВК, оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)

75 років ¹

ст. 493 - в 

¹Після звільнення

01 – 12

Особові справи учнів

3 роки¹

ст. 494 – б

¹ Після вибуття із школи

01 – 13

Колективний договір, укладений між адміністрацією освітнього

закладу та трудовим колективом

Постійно

ст. 395 - а

01 – 14

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік ¹

ст. 397

¹ Після заміни новими

01 – 15

Тарифікаційні списки

25 років¹

ст. 415

¹ Для творчих професій – постійно

01 – 16

Протоколи засідань педагогічної ради та документи до них

Постійно

ст. 14 - а 

01 – 17

Протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них

Постійно

ст. 14 - а

01 – 18

Протоколи загальних зборів трудового колективу

Постійно

ст. 12 - а  

01 – 19

Протоколи загальношкільних батьківських зборів

Постійно

ст. 12 - а

01 – 20

Річні плани роботи  освітнього закладу

6 років

Лист МОН від 03. 10. 2018 № 1/9-596

01 – 21

Трудові книжки працівників

До запитання, не затребуван- ні не менше 50 р

ст. 508

01 – 22

Приймально – здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни директора

Постійно¹

ст. 45 - а

01 – 23

Приймально – здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально – відповідальних осіб

3 роки¹

ст. 45 - б 

¹Після зміни посадових відповідальних та матеріально  відповідальних осіб

01 – 24

Паспорт   Гвардійського НВК

Постійно¹

ст. 541

¹При надходженні до одного державного архівного відділу від керівного органу і навчального закладу на зберігання приймаються документи від керівного органу 

01 – 25

Штатний розпис

Постійно

ст. 37 - а

01 – 26

Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо)з державної атестації школи

Постійно ст. 48

01 – 27

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності освітнього закладу вищестоящими організаціями

5 років ЕПК

ст. 77

01 – 28

Документи (звіти, акти, відомості)

про облік трудових книжок і вкладок до них

3 роки

ст. 511

01 – 29

Документи (подання, характеристики, звіти тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами

75 років

ЕПК

ст. 654- б

01 – 30

Контрольно – візитаційна книга

5 років

ст. 86

01 – 31

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду особистого та другорядного характеру

5 років ¹

ст. 82-б

¹У разі неодноразового звернення –5р. після останнього розгляду 

01 – 32

Список педагогічних працівників станом на 01.10. поточного року

75 років

ст. 503

01 – 33

Листування з відділом освіти, культури, молоді та спорту з питань навчально – виховної роботи

5 років ЕПК

ст. 22

01 – 34

Листування з організаціями, підприємств та установ з основної діяльності

5 років ЕПК

ст. 23

01 – 35

Алфавітна книга учнів

75 років¹

ст. 528

01 – 36

Книга обліку бланків та  видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту

75 років

ст. 531- а

01 – 37

Книга обліку бланків та видачі атестатів про повну загальну середню освіту

75 років

ст. 531- а 

01 – 38

Книга обліку видачі золотих та срібних медалей

75 років

ст. 531-а 

01 – 39

Книга обліку та видачі Похвальних листів і Похвальних грамот

10 років¹

¹Лист МОН від 03. 10. 2018 № 1/9-596

01 – 40

Журнал реєстрації наказів директора з основної діяльності

Постійно

ст. 121-а

01 – 41

Журнал реєстрації прийому відвідувачів директором, заступниками директора НВК

3 роки

ст. 125

01 – 42

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу)

75 років¹

ст. 121- б

¹ Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення;надання щорічних оплачуваних відпусток та у зв’язку з навчанням – 5 років

01 – 43

Журнал обліку особових справ працівників

75 років

ст. 528

01 – 44

Журнал реєстрації наказів з адміністративно – господарських питань

5 років

ст. 121- в

01 – 45

Журнал реєстрації вхідної документації

3 роки

ст. 122

01 – 46

Журнал реєстрації вихідної документації

3 роки

ст. 122

01 – 47

Журнал реєстрації телефонограм

1 рік

ст. 126

01 – 48

Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

1 рік ¹

ст. 397

¹ Після заміни новими

01 – 49

Журнал реєстрації заяв

працівників на відпустки (щорічні, додаткові соціальні, у зв’язку з навчанням)

5 років

01 – 50

Журнал реєстрації заяв з кадрових питань

75 років¹

ст. 121- б

¹ Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення;надання щорічних оплачуваних відпусток та у зв’язку з навчанням – 5 років

01 – 51

Журнал реєстрації заяв батьків (осіб, які їх замінюють) щодо видачі особових справ

3 роки¹

ст. 494 - б

¹ Після вибуття із школи

01 – 52

Журнал видачі довідок і повідомлень

3 роки

01 – 53

Протоколи загальних зборів профспілкового колективу

Постійно

ст. 12 - а  

02 – Навчальна та методична робота

02 – 01

Рішення, накази, листи відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації з навчально – виховної та методичної роботи (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 3- б, 7- б

ст.16-а

¹Що стосується основної  діяльності – постійно

02 – 02

Річний навчальний план  школи

Постійно¹

ст. 552

¹За місцем складання, в інших організаціях – доки не мине потреба

02 – 03

Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності школи (форми № ЗНЗ – 1, № ЗНЗ – 3,

№ 83 – РВК тощо)

Постійно

ст.302- б

02 – 04

Документи (плани, списки) підвищення кваліфікацій педагогічних кадрів

5 років

ЕПК

ст. 537

02 – 05

Документи ( копії наказів, склад комісій, протоколи, звіти, довідки, інформації тощо) щодо проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів

3 років

ст. 579 - б

ст. 567 - а

02 – 06

Документи (копії наказів, інформації, довідки тощо) з питань організації індивідуального навчання

5 років

ЕПК

ст. 544

02 – 07

Документи (звіти, інформації тощо) щодо організації методичної роботи

5 років¹

ст. 562

¹ Ті, що мають оригінальні ідеї, методику - постійно

02 – 08

Документи (завдання,  протоколи, інформації) про проведення шкільних олімпіад

5 років

ст. 588

02 – 09

Класні журнали (І – ІVта V – VІІІ Х класів) та журнали обліку (навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні)

5 років¹

ст. 590

¹Наказ Міністерства освіти та науки України  від 10.05.2011р. №423

02 -10

Класні журнали ІХ та ХІ (ХІІ) класів

10 років¹

¹Наказ Міністерства освіти та науки України  від 10.05.2011р. №423

02 – 11

Журнал обліку роботи гуртків, факультативів

5 років

ст. 630

02 – 12

Журнал пропущених і зміщених уроків

5 років

ст. 630

02 – 13

Журнал обліку робочого часу працівників 

5 років

ст. 630

03 – Виховна робота

03 – 01

Накази, рішення, листи  з виховної роботи відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації (копії)

Доки не мине потреба¹ ст. 3- б,

7 – б

ст. 16-а

¹Що стосується діяльності школи – постійно

03 – 02

Документи (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільних методичних об’єднань

Постійно

ст. 605

03 – 03

Документи (план роботи, протоколи засідань, звіти) про роботу гуртків 

Постійно

ст. 605

03 – 04

Документи (довідки, звіти, інформації,листування) про оздоровлення учнів

5 років ЕПК

ст. 796

03 – 05

Документи (інформації, довідки) з питань організації дитячо – юнацьких об’єднань та органів учнівського  самоврядування

5 років

ЕПК

ст. 44 б

03 – 06

Документи (інформації, дані) по попередженню правопорушень

5 років ЕПК

ст. 88

03 – 07

Журнали внутрішньо шкільного обліку дітей 

3 роки

ст. 122

04 –Психолог

04 – 01

Постанови, рішення, інструкції  та інші нормативно – методичні документи з питань діяльності психологічної служби

Доки не мине потреба¹

ст. 1- б

ст. 2 - б

ст. 3 - б

¹Що стосується діяльності організації – постійно

04 – 02

Інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань роботи психолога

До заміни новими

ст. 20 б

04 – 03

Річні звіти про роботу психолога

Постійно

ст. 302 б

04 – 04

Документи ( протоколи, картки індивідуального діагностування) психолого- педагогічного вивчення індивідуальних особливостей особистості

25 років

ст. 721

04 – 05

Документи (плани, конспекти) корекційної роботи з дітьми

3 роки

ст. 557

05 – Соціальний педагог

05 – 01

Постанови, розпорядження, інструкції та інші нормативно – методичні документ, що надійшли з Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, обласного управління освіти з питань організації соціального захисту та охорони дитинства

Доки не мине потреба¹

ст. 1 - б

ст. 2 - б

ст. 3 - б

¹Що стосується діяльності організації – постійно

05 – 02

Списки дітей пільгових категорій

10 років

ст. 525 - є

05 – 03

Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо працевлаштування випускників

3 роки

ст. 603

05 – 04

Документи (довідки, звіти, інформації, тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

5 років ЕПК

ст. 44 - б

ст. 303 

05 – 05

Документи ( звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44 - б

ст. 303 

05 – 06

Акти обстеження матеріально – побутових умов проживання дітей

5 років ЕПК

ст. 44 - б

ст. 303

05 – 07

Соціальний паспорт НВК

Постійно¹

ст. 541

¹При надходженні до одного державного архівного відділу від керівного органу і навчального закладу на зберігання приймаються документи від керівного органу

06 – Бібліотека

06 – 01

Інвентарні книги обліку

До ліквідації бібліотеки

ст. 805

06 – 02

Сумарна книга обліку

До ліквідації бібліотеки

ст. 806

06 – 03

Документи  (списки, звіти, інформації) про вибір та замовлення підручників)

¹1 рік

ст.801

¹Після отримання підручників

06 – 04

Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходять до бібліотеки

До ліквідації бібліотеки

ст. 808

06 – 05

Каталоги книг (заморожені)

До ліквідації бібліотеки

ст. 817

06 – 06

 Формуляри  читачів

Доки не мине потреба

ст. 825

06 – 07

Акти списання книг

10 років

ст. 812

07 – Медичне обслуговування

07 – 01

Документи (постанови, рішення, інструкції та інші нормативно – методичні документи), що надійшли з Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації з питань медичного обслуговування (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1 - б

ст. 2 - б

ст. 3 - б

¹Що стосується діяльності організації – постійно

07 – 02

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків працівників

45 років ЕПК¹

ст. 453

¹ Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно

07 – 03

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків учнів

45 років ЕПК¹

ст. 453

¹ Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно

07 – 04

Медичні картки учнів, картки профілактичних щеплень

5 років¹

ст. 721- б

¹Після закінчення закладу

07 – 05

Особові медичні книжки працівників

3 роки

ст. 707

07 – 06

Журнал обліку профілактичних щеплень

3 роки

ст. 745

07 – 07

Журнал обліку інфекційних захворювань

3 роки ст.745

07 – 08

 Журнал реєстрації захворюваності дітей

3 роки ст.745

07 – 09

Журнал медичного контролю за проведенням уроків фізичного виховання

5 років

ст. 86

07 – 10

Журнал реєстрації карантинів

3 роки

ст. 745

07 – 11

Журнал огляду дітей на педикульоз та шкіряні хвороби

3 роки¹ ст.741

¹Після закінчення журналу

07 – 12

Журнал бракеражу готової продукції

3 роки

ст. 2027

07 – 13

Журнал бракеражу сирих продуктів

3 роки

ст. 2027

07 – 14

Журнал реєстрації з питань розслідування нещасних випадків невиробничого та виробничого характеру з працівниками школи

45 років¹

ст. 477

¹Після закінчення журналу

07 – 15

Журнал реєстрації нещасних випадків, щодо травмування дітей під час навчально – виховного процесу та в позаурочний час

45 років¹

ст. 479

¹Після закінчення журналу

08 – Архів

08 – 01

Зведена номенклатура справ

5 років ст.112- а¹

¹Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

08 – 02

Інструкція з діловодства

До заміни новою¹

ст.. 20-б

¹Постійно в наказах  директора

08 – 03

Справа фонду (історична довідка, описи справ, акти приймання – передавання справ, довідки про результати перевіряння й наявності й стану документів, акти про вилучення для знищення документів)

До ліквідації організації¹

ст. 130

¹У разі ліквідації організації передаються до архівного сектора

08 – 04

Положення про експертну комісію Гвардійського НВК

Постійно¹

ст. 39

¹Постійно в наказах директора

08 – 05

Протоколи ЕК

Постійно

ст. 14- а

08 – 06

Положення про архівний підрозділ (архів) закладу

Постійно¹

ст. 39

¹Постійно в наказах директора

08 – 07

Паспорт архівного підрозділу (архіву)

3 роки¹

ст. 131

¹Після заміни новими

08 - 08

Описи справ:

а) постійного зберігання

Постійно

ст. 137- а

б) з кадрових питань (особового складу)

в) тимчасового зберігання

3 роки¹

ст. 13- б

¹Після знищення справ

08 - 09

Заяви, запити громадян про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх виконання 

5 років

ст. 132

08 – 10

Акти, довідки про підсумки перевірок архівними установами стану діловодства та архівної справи в закладі 

5 років ЕПК

ст. 113

08 – 11

Журнал реєстрації видачі документів з архіву, видачі архівних довідок, копій документів

1 рік¹

ст. 140

¹Після закінчення журналу та повернення документів до архіву закладу