Наказ Про затвердження номенклатури справ
Гвардійського ліцею Гвардійської сільської ради Хмельницького району Хмельницької області
Наказ Про затвердження номенклатури справ Гвардійського навчально-виховного комплексу «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія» Гвардійської сільської ради Хмельницького району Хмельницької області на 2022 рік
https://content.e-schools.info/gvarnvk/library/Номенклатура_справ.docx
Гвардійський навчально-виховний
комплекс«Загальноосвітня школа
І-ІІІ ступенів, гімназія»
Гвардійської сільської ради
Хмельницького району
Хмельницької області
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________________№ ________
на 2021 рік
Індекс справи |
(тому, частини) |
Кількість справ (томів, час- тин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01 – Загальне керівництво |
|||||
01 – 01 |
Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Постанови, накази, рішення Міністерства освіти, науки, молоді та спорту України, департаменту освіти і науки з питань освіти |
Доки не мине потреба1 ст. 1 - б ст. 2 - б ст. 3 - б |
1Що стосується діяльності освітнього закладу – постійно |
||
01 – 02 |
Накази начальника відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької районної державної адміністрації |
Доки не мине потреба1 ст. 16-а |
1Що стосується діяльності школи – постійно |
||
01 – 03 |
Гвардійський навчально-виховний комплекс «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів, гімназія» Гвардійської сільської ради Хмельницького району Хмельницької області та зміни до нього |
Постійно ст. 30 |
|||
01 – 04 |
Накази директора з основної діяльності |
Постійно ст. 16 - а |
|||
01 – 05 |
Документи (довідка, свідоцтво ЄДРПОУ) про державну реєстрацію загальноосвітнього навчального закладу |
До ліквідації навчаль- ного закладу ст. 31 |
|||
01 – 06 |
Накази директора з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншою роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати) |
75 р. ст. 16-б |
|||
01 - 07 |
Накази директора з кадрових питань (особового складу) (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням) |
5 р. ст. 16-б |
|||
01 – 08 |
Накази директора з руху учнів |
15 років |
Лист МОН від 03. 10. 2018 № 1/9-596 |
||
01 – 09 |
Накази директора з господарських питань |
5 р. ст. 16-в |
|||
01 – 10 |
Посадові інструкції працівників |
Постійно ст. 42 - а |
|||
01 – 11 |
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії,копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників Гвардійського НВК, оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки) |
75 років 1 ст. 493 - в |
1Після звільнення |
||
01 – 12 |
Особові справи учнів |
3 роки1 ст. 494 – б |
1 Після вибуття із школи |
||
01 – 13 |
Колективний договір, укладений між адміністрацією освітнього закладу та трудовим колективом |
Постійно ст. 395 - а |
|||
01 – 14 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку |
1 рік 1 ст. 397 |
1 Після заміни новими |
||
01 – 15 |
Тарифікаційні списки |
25 років1 ст. 415 |
1 Для творчих професій – постійно |
||
01 – 16 |
Протоколи засідань педагогічної ради та документи до них |
Постійно ст. 14 - а |
|||
01 – 17 |
Протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них |
Постійно ст. 14 - а |
|||
01 – 18 |
Протоколи загальних зборів трудового колективу |
Постійно ст. 12 - а |
|||
01 – 19 |
Протоколи загальношкільних батьківських зборів |
Постійно ст. 12 - а |
|||
01 – 20 |
Річні плани роботи освітнього закладу |
6 років |
Лист МОН від 03. 10. 2018 № 1/9-596 |
||
01 – 21 |
Трудові книжки працівників |
До запитання, не затребуван- ні не менше 50 р ст. 508 |
|||
01 – 22 |
Приймально – здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни директора |
Постійно1 ст. 45 - а |
|||
01 – 23 |
Приймально – здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально – відповідальних осіб |
3 роки1 ст. 45 - б |
1Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб |
||
01 – 24 |
Паспорт Гвардійського НВК |
Постійно1 ст. 541 |
1При надходженні до одного державного архівного відділу від керівного органу і навчального закладу на зберігання приймаються документи від керівного органу |
||
01 – 25 |
Штатний розпис |
Постійно ст. 37 - а |
|||
01 – 26 |
Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо)з державної атестації школи |
Постійно ст. 48 |
|||
01 – 27 |
Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності освітнього закладу вищестоящими організаціями |
5 років ЕПК ст. 77 |
|||
01 – 28 |
Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них |
3 роки ст. 511 |
|||
01 – 29 |
Документи (подання, характеристики, звіти тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами |
75 років ЕПК ст. 654- б |
|||
01 – 30 |
Контрольно – візитаційна книга |
5 років ст. 86 |
|||
01 – 31 |
Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду особистого та другорядного характеру |
5 років 1 ст. 82-б |
1У разі неодноразового звернення –5р. після останнього розгляду |
||
01 – 32 |
Список педагогічних працівників станом на 01.10. поточного року |
75 років ст. 503 |
|||
01 – 33 |
Листування з відділом освіти, культури, молоді та спорту з питань навчально – виховної роботи |
5 років ЕПК ст. 22 |
|||
01 – 34 |
Листування з організаціями, підприємств та установ з основної діяльності |
5 років ЕПК ст. 23 |
|||
01 – 35 |
Алфавітна книга учнів |
75 років1 ст. 528 |
|||
01 – 36 |
Книга обліку бланків та видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту |
75 років ст. 531- а |
|||
01 – 37 |
Книга обліку бланків та видачі атестатів про повну загальну середню освіту |
75 років ст. 531- а |
|||
01 – 38 |
Книга обліку видачі золотих та срібних медалей |
75 років ст. 531-а |
|||
01 – 39 |
Книга обліку та видачі Похвальних листів і Похвальних грамот |
10 років1 |
1Лист МОН від 03. 10. 2018 № 1/9-596 |
||
01 – 40 |
Журнал реєстрації наказів директора з основної діяльності |
Постійно ст. 121-а |
|||
01 – 41 |
Журнал реєстрації прийому відвідувачів директором, заступниками директора НВК |
3 роки ст. 125 |
|||
01 – 42 |
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) |
75 років1 ст. 121- б |
1 Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення;надання щорічних оплачуваних відпусток та у зв’язку з навчанням – 5 років |
||
01 – 43 |
Журнал обліку особових справ працівників |
75 років ст. 528 |
|||
01 – 44 |
Журнал реєстрації наказів з адміністративно – господарських питань |
5 років ст. 121- в |
|||
01 – 45 |
Журнал реєстрації вхідної документації |
3 роки ст. 122 |
|||
01 – 46 |
Журнал реєстрації вихідної документації |
3 роки ст. 122 |
|||
01 – 47 |
Журнал реєстрації телефонограм |
1 рік ст. 126 |
|||
01 – 48 |
Журнал ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку |
1 рік 1 ст. 397 |
1 Після заміни новими |
||
01 – 49 |
Журнал реєстрації заяв працівників на відпустки (щорічні, додаткові соціальні, у зв’язку з навчанням) |
5 років |
|||
01 – 50 |
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань |
75 років1 ст. 121- б |
1 Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення;надання щорічних оплачуваних відпусток та у зв’язку з навчанням – 5 років |
||
01 – 51 |
Журнал реєстрації заяв батьків (осіб, які їх замінюють) щодо видачі особових справ |
3 роки1 ст. 494 - б |
1 Після вибуття із школи |
||
01 – 52 |
Журнал видачі довідок і повідомлень |
3 роки |
|||
01 – 53 |
Протоколи загальних зборів профспілкового колективу |
Постійно ст. 12 - а |
|||
02 – Навчальна та методична робота |
|||||
02 – 01 |
Рішення, накази, листи відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації з навчально – виховної та методичної роботи (копії) |
Доки не мине потреба1 ст. 3- б, 7- б ст.16-а |
1Що стосується основної діяльності – постійно |
||
02 – 02 |
Річний навчальний план школи |
Постійно1 ст. 552 |
1За місцем складання, в інших організаціях – доки не мине потреба |
||
02 – 03 |
Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності школи (форми № ЗНЗ – 1, № ЗНЗ – 3, № 83 – РВК тощо) |
Постійно ст.302- б |
|||
02 – 04 |
Документи (плани, списки) підвищення кваліфікацій педагогічних кадрів |
5 років ЕПК ст. 537 |
|||
02 – 05 |
Документи ( копії наказів, склад комісій, протоколи, звіти, довідки, інформації тощо) щодо проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів |
3 років ст. 579 - б ст. 567 - а |
|||
02 – 06 |
Документи (копії наказів, інформації, довідки тощо) з питань організації індивідуального навчання |
5 років ЕПК ст. 544 |
|||
02 – 07 |
Документи (звіти, інформації тощо) щодо організації методичної роботи |
5 років1 ст. 562 |
1 Ті, що мають оригінальні ідеї, методику - постійно |
||
02 – 08 |
Документи (завдання, протоколи, інформації) про проведення шкільних олімпіад |
5 років ст. 588 |
|||
02 – 09 |
Класні журнали (І – ІVта V – VІІІ Х класів) та журнали обліку (навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні) |
5 років1 ст. 590 |
1Наказ Міністерства освіти та науки України від 10.05.2011р. №423 |
||
02 -10 |
Класні журнали ІХ та ХІ (ХІІ) класів |
10 років1 |
1Наказ Міністерства освіти та науки України від 10.05.2011р. №423 |
||
02 – 11 |
Журнал обліку роботи гуртків, факультативів |
5 років ст. 630 |
|||
02 – 12 |
Журнал пропущених і зміщених уроків |
5 років ст. 630 |
|||
02 – 13 |
Журнал обліку робочого часу працівників |
5 років ст. 630 |
|||
03 – Виховна робота |
|||||
03 – 01 |
Накази, рішення, листи з виховної роботи відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації (копії) |
Доки не мине потреба1 ст. 3- б, 7 – б ст. 16-а |
1Що стосується діяльності школи – постійно |
||
03 – 02 |
Документи (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільних методичних об’єднань |
Постійно ст. 605 |
|||
03 – 03 |
Документи (план роботи, протоколи засідань, звіти) про роботу гуртків |
Постійно ст. 605 |
|||
03 – 04 |
Документи (довідки, звіти, інформації,листування) про оздоровлення учнів |
5 років ЕПК ст. 796 |
|||
03 – 05 |
Документи (інформації, довідки) з питань організації дитячо – юнацьких об’єднань та органів учнівського самоврядування |
5 років ЕПК ст. 44 б |
|||
03 – 06 |
Документи (інформації, дані) по попередженню правопорушень |
5 років ЕПК ст. 88 |
|||
03 – 07 |
Журнали внутрішньо шкільного обліку дітей |
3 роки ст. 122 |
|||
04 –Психолог |
|||||
04 – 01 |
Постанови, рішення, інструкції та інші нормативно – методичні документи з питань діяльності психологічної служби |
Доки не мине потреба1 ст. 1- б ст. 2 - б ст. 3 - б |
1Що стосується діяльності організації – постійно |
||
04 – 02 |
Інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань роботи психолога |
До заміни новими ст. 20 б |
|||
04 – 03 |
Річні звіти про роботу психолога |
Постійно ст. 302 б |
|||
04 – 04 |
Документи ( протоколи, картки індивідуального діагностування) психолого- педагогічного вивчення індивідуальних особливостей особистості |
25 років ст. 721 |
|||
04 – 05 |
Документи (плани, конспекти) корекційної роботи з дітьми |
3 роки ст. 557 |
|||
05 – Соціальний педагог |
|||||
05 – 01 |
Постанови, розпорядження, інструкції та інші нормативно – методичні документ, що надійшли з Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, обласного управління освіти з питань організації соціального захисту та охорони дитинства |
Доки не мине потреба1 ст. 1 - б ст. 2 - б ст. 3 - б |
1Що стосується діяльності організації – постійно |
||
05 – 02 |
Списки дітей пільгових категорій |
10 років ст. 525 - є |
|||
05 – 03 |
Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо працевлаштування випускників |
3 роки ст. 603 |
|||
05 – 04 |
Документи (довідки, звіти, інформації, тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту |
5 років ЕПК ст. 44 - б ст. 303 |
|||
05 – 05 |
Документи ( звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування в навчальних закладах |
5 років ЕПК ст. 44 - б ст. 303 |
|||
05 – 06 |
Акти обстеження матеріально – побутових умов проживання дітей |
5 років ЕПК ст. 44 - б ст. 303 |
|||
05 – 07 |
Соціальний паспорт НВК |
Постійно1 ст. 541 |
1При надходженні до одного державного архівного відділу від керівного органу і навчального закладу на зберігання приймаються документи від керівного органу |
||
06 – Бібліотека |
|||||
06 – 01 |
Інвентарні книги обліку |
До ліквідації бібліотеки ст. 805 |
|||
06 – 02 |
Сумарна книга обліку |
До ліквідації бібліотеки ст. 806 |
|||
06 – 03 |
Документи (списки, звіти, інформації) про вибір та замовлення підручників) |
11 рік ст.801 |
1Після отримання підручників |
||
06 – 04 |
Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходять до бібліотеки |
До ліквідації бібліотеки ст. 808 |
|||
06 – 05 |
Каталоги книг (заморожені) |
До ліквідації бібліотеки ст. 817 |
|||
06 – 06 |
Формуляри читачів |
Доки не мине потреба ст. 825 |
|||
06 – 07 |
Акти списання книг |
10 років ст. 812 |
|||
07 – Медичне обслуговування |
|||||
07 – 01 |
Документи (постанови, рішення, інструкції та інші нормативно – методичні документи), що надійшли з Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, відділу освіти, культури, молоді та спорту Хмельницької райдержадміністрації з питань медичного обслуговування (копії) |
Доки не мине потреба1 ст. 1 - б ст. 2 - б ст. 3 - б |
1Що стосується діяльності організації – постійно |
||
07 – 02 |
Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків працівників |
45 років ЕПК1 ст. 453 |
1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно |
||
07 – 03 |
Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків учнів |
45 років ЕПК1 ст. 453 |
1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно |
||
07 – 04 |
Медичні картки учнів, картки профілактичних щеплень |
5 років1 ст. 721- б |
1Після закінчення закладу |
||
07 – 05 |
Особові медичні книжки працівників |
3 роки ст. 707 |
|||
07 – 06 |
Журнал обліку профілактичних щеплень |
3 роки ст. 745 |
|||
07 – 07 |
Журнал обліку інфекційних захворювань |
3 роки ст.745 |
|||
07 – 08 |
Журнал реєстрації захворюваності дітей |
3 роки ст.745 |
|||
07 – 09 |
Журнал медичного контролю за проведенням уроків фізичного виховання |
5 років ст. 86 |
|||
07 – 10 |
Журнал реєстрації карантинів |
3 роки ст. 745 |
|||
07 – 11 |
Журнал огляду дітей на педикульоз та шкіряні хвороби |
3 роки1 ст.741 |
1Після закінчення журналу |
||
07 – 12 |
Журнал бракеражу готової продукції |
3 роки ст. 2027 |
|||
07 – 13 |
Журнал бракеражу сирих продуктів |
3 роки ст. 2027 |
|||
07 – 14 |
Журнал реєстрації з питань розслідування нещасних випадків невиробничого та виробничого характеру з працівниками школи |
45 років1 ст. 477 |
1Після закінчення журналу |
||
07 – 15 |
Журнал реєстрації нещасних випадків, щодо травмування дітей під час навчально – виховного процесу та в позаурочний час |
45 років1 ст. 479 |
1Після закінчення журналу |
||
08 – Архів |
|||||
08 – 01 |
Зведена номенклатура справ |
5 років ст.112- а1 |
1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ |
||
08 – 02 |
Інструкція з діловодства |
До заміни новою1 ст.. 20-б |
1Постійно в наказах директора |
||
08 – 03 |
Справа фонду (історична довідка, описи справ, акти приймання – передавання справ, довідки про результати перевіряння й наявності й стану документів, акти про вилучення для знищення документів) |
До ліквідації організації1 ст. 130 |
1У разі ліквідації організації передаються до архівного сектора |
||
08 – 04 |
Положення про експертну комісію Гвардійського НВК |
Постійно1 ст. 39 |
1Постійно в наказах директора |
||
08 – 05 |
Протоколи ЕК |
Постійно ст. 14- а |
|||
08 – 06 |
Положення про архівний підрозділ (архів) закладу |
Постійно1 ст. 39 |
1Постійно в наказах директора |
||
08 – 07 |
Паспорт архівного підрозділу (архіву) |
3 роки1 ст. 131 |
1Після заміни новими |
||
08 - 08 |
Описи справ: а) постійного зберігання |
Постійно ст. 137- а |
|||
б) з кадрових питань (особового складу) в) тимчасового зберігання |
3 роки1 ст. 13- б |
1Після знищення справ |
|||
08 - 09 |
Заяви, запити громадян про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх виконання |
5 років ст. 132 |
|||
08 – 10 |
Акти, довідки про підсумки перевірок архівними установами стану діловодства та архівної справи в закладі |
5 років ЕПК ст. 113 |
|||
08 – 11 |
Журнал реєстрації видачі документів з архіву, видачі архівних довідок, копій документів |
1 рік1 ст. 140 |
1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву закладу |
||
Директор Галина НИКИФОРОВА